Buchhaltungssoftware mit der Fiduciaire auswählen

Die fünf Fragen an die Fiduciaire vor dem Kauf

1. In welcher Software arbeiten Sie, und was genau erwarten Sie von mir? Es gibt drei ehrliche Antworten mit sehr unterschiedlichen Kosten: ein gemeinsamer Cloud-Mandant, in dem beide Seiten im selben Hauptbuch arbeiten, eine Datei- oder API-Übergabe mit Export und Import, oder ein Stapel PDF, den jemand abtippt. Fragen Sie, welche gemeint ist, und was jede kostet. Die dritte ist die teure, und die Kosten landen bei Ihnen.

2. Wer erzeugt die FAIA-Datei, und aus welchem System? Nicht „kann das FAIA“, sondern wer den Knopf drückt, aus welcher Datenbank, für welche Jahre. Wenn Ihre Umsätze in einer Kasse oder einem Webshop liegen und das Hauptbuch bei der Fiduciaire, wird die Regel der einen Datei zur Integrationsfrage und nicht zum Häkchen in einer Funktionsliste. Lassen Sie vor der Unterschrift eine FAIA-Datei aus einer Demo oder einem vergleichbaren Mandat erzeugen.

3. Wer reicht die eCDF-Mehrwertsteuererklärung ein und validiert den Jahresabschluss, und was brauchen Sie dafür von mir? Klären Sie, ob über den eigenen eCDF-Zugang der Fiduciaire oder über Ihren eingereicht wird, und wie die Übergabe aussieht: XML-Export aus Ihrer Software, Saldenliste in deren Format oder Leserechte auf Ihr System. Vereinbaren Sie auch, wer die Abgabefrequenz überwacht, die sich mit dem Umsatz verschiebt: nur jährlich unter 112 000 Euro, vierteljährlich bis 620 000 Euro, monatlich darüber.

4. Wie erreichen Bankauszüge und Eingangsrechnungen Sie? Fragen Sie die Formate beim Namen. CAMT.053 und MT940 für Bankauszüge, ein strukturierter Kanal oder ein Scanordner für Eingangsrechnungen, und was mit Belegen passiert, die als Foto ankommen. Eine Fiduciaire, die nur CSV entgegennehmen kann, erfasst Ihre Bank im Stillen Zeile für Zeile neu. Fragen Sie die Formate auch pro Land ab und nicht nur pro Produkt: Ein Benelux-Paket dokumentiert, dass der CODA-Import in einer luxemburgischen Gesetzgebungsdatei nicht funktioniert, in einer belgischen aber schon.

5. Was passiert, wenn wir uns trennen? Wem gehört die Lizenz, wem die Daten, in welchem Format bekommen Sie sie zurück, wie lange wird archiviert, und was kostet der Export. Lassen Sie sich das schriftlich geben, solange das Mandat noch gewollt ist. Und bedenken Sie: Buchhaltungsunterlagen müssen zehn Jahre verfügbar bleiben, „gelöscht“ ist also keine akzeptable Antwort.

Die Frage, die Sie sich selbst stellen müssen

Fakturierung, Kasse und Belegeingang sind Ihre Sache, nicht die der Fiduciaire. Eine Fiduciaire optimiert auf saubere, rechtzeitige Buchungen, ein völlig legitimes Ziel, das nicht Ihr Ziel ist: Rechnungen hinausbekommen und bezahlt werden. Wenn der Engpass im Monat beim Fakturieren liegt und nicht beim Abschluss, wählen Sie das Vorzimmerwerkzeug nach eigenen Kriterien und fragen die Fiduciaire nur, ob sie dessen Ausgaben verarbeiten kann. Unser Vergleich der Fakturierungsprogramme für Freiberufler in Europa ist genau auf diese Trennung gebaut.

Offenlegung, damit Sie diesen Absatz richtig gewichten: Der Herausgeber dieser Seite baut auch LUXPOS, eine luxemburgische Kasse mit Fakturierung und Eingangsrechnungsteil. Das Produkt ist in diesem Buchhaltungsbereich nirgends gerankt, und der allgemeine Punkt gilt unabhängig davon: vorkontierte Eingangsrechnungen verringern, was die Fiduciaire tippen muss, und getippt wird auf Ihre Rechnung.

Was sich 2028 ändert, und was jetzt in den Vertrag gehört

Gegenüber der öffentlichen Hand ist die elektronische Rechnung schon Pflicht. Seit dem 18. März 2023 muss jeder Wirtschaftsteilnehmer, ohne Ausnahme nach Größe oder Rechnungsbetrag, Rechnungen an luxemburgische öffentliche Stellen als konforme elektronische Rechnung über Peppol oder über MyGuichet.lu übermitteln, nicht per E-Mail.

Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wurde der Gesetzentwurf 8815 am 30. Juli 2026 in der Abgeordnetenkammer eingebracht. Er setzt Artikel 1 der Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates um und tritt in der eingebrachten Fassung am 1. Januar 2028 in Kraft. Die Pflicht zur Ausstellung konformer elektronischer Rechnungen greift spätestens am 1. Juli 2028 für Aussteller, die zum Bilanzstichtag 2026 mindestens zwei von drei Grenzwerten überschritten haben, 7 500 000 Euro Bilanzsumme, 15 000 000 Euro Nettoumsatz oder 50 Vollzeitbeschäftigte, und spätestens am 1. Januar 2029 für alle anderen. Es ist ein Entwurf und kein Gesetz, und der eingebrachte Text nennt ein „gemeinsames Liefernetz“ und die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung, keine Marke. Die technischen Parameter bleiben einem großherzoglichen Reglement vorbehalten.

Zwei praktische Folgen. Erstens: zahlen Sie heute keinen Aufpreis für ein Compliance-Versprechen für 2028, das gegen einen Entwurf geschrieben ist, der sich noch ändern kann. Zweitens: schreiben Sie in den Vertrag, dass der Anbieter die luxemburgische Pflicht zur elektronischen Rechnung ohne zusätzliche Lizenzkosten unterstützt, sobald das Gesetz veröffentlicht ist, und dass Ihre Daten andernfalls strukturiert zurückkommen. Zur Satzlogik, die die Software ohnehin abbilden muss, siehe welche Mehrwertsteuersätze in Luxemburg gelten, und für die Auswahlliste selbst die beste Buchhaltungssoftware für Luxemburg.

Wenn Sie eines dieser Pakete herausgeben und wir es falsch beschrieben haben, führt der Korrekturweg über get listed.