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E-Rechnungspflicht in Luxemburg: was ein kleiner Lieferant wirklich tun muss

Jedes Unternehmen, das dem luxemburgischen Staat eine Rechnung stellt, muss sie strukturiert über Peppol oder MyGuichet.lu senden, und zwar seit dem 18. März 2023.

Von Thinking Desk Aktualisiert 6 Min. Lesezeit

Das Wichtigste

  • Seit dem 18. März 2023 muss jeder Wirtschaftsteilnehmer, der einer luxemburgischen öffentlichen Stelle eine Rechnung stellt, eine konforme elektronische Rechnung senden, unabhängig vom Betrag.
  • Vorgeschrieben ist Peppol BIS Billing 3.0 im XML-UBL-Format, konform zur Norm EN 16931-1:2017. XRechnung 3.0.1 wird ebenfalls akzeptiert.
  • Nur zwei Kanäle sind erlaubt: das Peppol-Liefernetz oder die Online-Formulare auf MyGuichet.lu. Eine E-Mail mit PDF-Anhang ist kein legaler Kanal.
  • Die Peppol-Teilnehmerkennung des Staates lautet 9938:LU10889245, betrieben vom CTIE, und die luxemburgische Peppol-Behörde ist das Digitalisierungsministerium.
  • Eine inländische B2B-Pflicht ab dem 1. Januar 2028 steht im Gesetzentwurf 8815, es ist aber ein Entwurf und noch kein Gesetz.
Auf dieser Seite
  1. Wer dem luxemburgischen Staat elektronische Rechnungen senden muss
  2. Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Luxemburg
  3. Welches Format eine konforme luxemburgische E-Rechnung hat
  4. Die einzigen zwei legalen Kanäle
  5. Was ein kleiner Lieferant konkret tun muss
  6. Vier Ausnahmen, die man kennen sollte
  7. Wie das mit B2B und dem EU-ViDA-Zeitplan zusammenhängt

Wer dem luxemburgischen Staat elektronische Rechnungen senden muss

Jeder Wirtschaftsteilnehmer, der einer luxemburgischen öffentlichen Stelle eine Rechnung stellt, unabhängig vom Betrag. Das staatliche E-Rechnungsportal formuliert es unmissverständlich: alle Gesellschaften, die Leistungen für Einrichtungen des öffentlichen Sektors erbringen, genannt werden Staat, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen, sind betroffen, unabhängig vom Rechnungsbetrag. Es gibt keine Schwelle, unterhalb der eine Papierrechnung noch zulässig wäre.

Die Pflicht stammt aus dem Gesetz vom 13. Dezember 2021, das das Gesetz vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen geändert hat. Sie wurde nach Unternehmensgrösse gestaffelt eingeführt, und diese Staffelung ist abgeschlossen.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Luxemburg

Wirtschaftsteilnehmer Pflicht gilt ab
Gross 18. Mai 2022
Mittel 18. Oktober 2022
Klein und neu gegründet 18. März 2023
In der Praxis alle seit 18. März 2023

Die drei Stufen veröffentlichen die Handelskammer und die Chambre des Métiers, die sie als fünf, zehn und fünfzehn Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes beschreiben. Die staatlichen Seiten nennen heute nur noch den Endpunkt: Guichet.lu stellt fest, dass die Pflicht bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer gilt. Wer das im Jahr 2026 liest, dem bleibt von der Staffelung nur das letzte Datum.

Die Grössenklassen wurden über Bilanzsumme, Nettoumsatz und Beschäftigtenzahl definiert. Die Fiche der Chambre des Métiers nennt für einen grossen Betrieb eine Bilanzsumme über 20 Millionen Euro, einen Nettoumsatz über 40 Millionen Euro und mehr als 250 Beschäftigte, für einen kleinen eine Bilanzsumme bis 4,4 Millionen Euro, einen Nettoumsatz bis 8,8 Millionen Euro und bis zu 50 Beschäftigte, bewertet nach mindestens zwei der drei Kriterien. Diese Zahlenwerte sind auf keiner von uns abgerufenen Seite einer Regierungsdomain bestätigt, und das in der Fiche genannte Bezugsjahr ist 2019. Da die Pflicht inzwischen alle erfasst, sind die Schwellen historisch interessant, aber praktisch ohne Nutzen. Verlassen Sie sich rechtlich nicht darauf.

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Welches Format eine konforme luxemburgische E-Rechnung hat

Eine strukturierte XML-Datei, kein PDF. Das nationale E-Rechnungsportal nennt als Standard Peppol BIS Billing 3.0 im XML-UBL-Format, konform zur europäischen Norm EN 16931-1:2017. Guichet.lu führt als zulässige Dokumenttypen auf:

  • Peppol BIS Billing 3.0 Rechnung in XML UBL
  • XRechnung 3.0.1 Rechnung in XML UBL
  • XRechnung 3.0.1 Rechnung in UN/CEFACT CII XML
  • die entsprechenden Gutschriften in denselben drei Formaten

Zwei ältere deutsche Formate, XRechnung 2.2.0 und 2.3.1, wurden nur bis zum 1. Oktober 2026 akzeptiert und sind damit keine Option mehr. Wenn Ihre Software weiterhin XRechnung 2.3.1 ausgibt, ist das heute eine abgewiesene Rechnung.

Praktisch gelesen heisst diese Liste: zielen Sie auf Peppol BIS Billing 3.0 in UBL. Es ist das Format, das die luxemburgische Behörde zuerst nennt, es wird von jedem Peppol-Zugangspunkt gesprochen, und es ist dieselbe Spezifikation, die Ihnen in Belgien, Frankreich, den Niederlanden und Skandinavien begegnet.

Die einzigen zwei legalen Kanäle

Guichet.lu ist hier ungewöhnlich deutlich. Ein Wirtschaftsteilnehmer sendet seine konforme Rechnung entweder über das Peppol-Liefernetz oder, wenn er nicht an Peppol angeschlossen ist, über eines der zwei Online-Formulare auf MyGuichet.lu. Jeder andere Weg, E-Mail eingeschlossen, ist nicht zugelassen.

Auf der Empfangsseite steht das Centre des technologies de l'information de l'État. Das CTIE betreibt den Peppol-Zugangspunkt des Staates und veröffentlicht dessen Teilnehmerkennung als iso6523-actorid-upis::9938:lu10889245, also Schema 9938 für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und die Nummer LU10889245. Als luxemburgische Peppol-Behörde führt OpenPeppol das Digitalisierungsministerium.

Was ein kleiner Lieferant konkret tun muss

Wer im Jahr zwei Rechnungen an eine Gemeinde schickt, muss nichts kaufen.

  1. Legen Sie auf MyGuichet.lu einen geschäftlichen eSpace an. Die Authentifizierung erfolgt über ein LuxTrust-Produkt, einen luxemburgischen Personalausweis mit aktiviertem elektronischem Zertifikat oder ein eIDAS-Identifizierungsmittel eines anderen Mitgliedstaats.
  2. Öffnen Sie das E-Rechnungsformular. Die authentifizierte Variante füllt Ihre Firmendaten vor und legt sowohl die XML-Datei als auch eine PDF-Kopie in Ihren eSpace zurück, das ist Ihr Übermittlungsnachweis.
  3. Erfassen Sie die Rechnung: Aussteller und Empfänger, Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum, Zahlungsbedingungen und Referenzen, dann die Positionen mit ihren Mehrwertsteuersätzen. Das Formular berechnet die Summe und erzeugt die konforme XML-Datei.
  4. Bewahren Sie die zurückgegebene XML-Datei auf. Sie ist die Rechnung, nicht das PDF.

Es gibt ein Formular ohne Authentifizierung für Wirtschaftsteilnehmer, die keines dieser Identitätsmittel erhalten können, aber es ist schlechter: keine Vorbefüllung, Sie müssen zuerst einen Einmalcode beim Rechnungsempfänger anfordern, und Sie müssen einen Auftrag oder ein anderes Dokument beilegen, das die Vertragsbeziehung belegt. Guichet.lu selbst schreibt, dass das authentifizierte Formular vorzuziehen ist, wo immer möglich.

Wer Dutzende Rechnungen im Monat stellt, stösst mit dem Formular an die Grenze. Dann nutzen Sie entweder Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware, die Peppol BIS 3.0 ausgibt und über einen zertifizierten Zugangspunkt sendet, oder Sie beauftragen einen Zugangspunkt separat. Die Frage an einen Anbieter ist eng und gehört schriftlich gestellt: Gibt das Produkt Peppol BIS Billing 3.0 in UBL aus, und übermittelt es über einen Peppol-Zugangspunkt, oder erzeugt es nur eine Datei, die Sie anschliessend selbst hochladen? Viele Werkzeuge in diesem Markt tun das Zweite und beschreiben es als das Erste. Unser Vergleich der Lagerverwaltungssoftware hält fest, welche Produkte einen Peppol-Anspruch erheben und welche nicht, und DepotGest, das Lagerwerkzeug desselben Herausgebers wie diese Seite, erhebt auf seiner Website überhaupt keinen Peppol-Anspruch.

Vier Ausnahmen, die man kennen sollte

Guichet.lu nennt öffentliche Aufträge, für die die E-Rechnungspflicht nicht gilt: Aufträge im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit, Aufträge diplomatischer Vertretungen oder Konsulate, Aufträge für die Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland sowie Aufträge für Staatsbesuche, offizielle Besuche oder Arbeitsreisen im Ausland. Alles andere fällt darunter.

Wie das mit B2B und dem EU-ViDA-Zeitplan zusammenhängt

Die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen ist in Luxemburg noch nicht verpflichtend. Am 30. Juli 2026 hat die Regierung den Gesetzentwurf 8815 eingebracht, der vorschlägt:

Vorgeschlagenes Datum Vorgeschlagene Pflicht
1. Januar 2028 Alle luxemburgischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können
1. Juli 2028 Grosse und mittlere Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln
1. Januar 2029 Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln

Der Entwurf schlägt vor, für die verpflichtende Übermittlung das gemeinsame Peppol-Liefernetz wiederzuverwenden, mit alternativen technischen Lösungen unter Bedingungen. Das sind Daten in einem Entwurf. Bis zur Abstimmung und zur Veröffentlichung im Journal officiel sind es Planungsannahmen, keine Fristen.

Darüber liegt die EU-Reform. Das luxemburgische Portal verweist selbst auf die ViDA-Richtlinie, Richtlinie (EU) 2025/516, und auf den 1. Juli 2030 als EU-Termin für grenzüberschreitende Umsätze, mit digitaler, nahezu echtzeitnaher Meldung der Umsatzsteuerdaten. Die Reihenfolge lautet also: B2G läuft seit 2023, inländisches B2B ist für 2028 und 2029 vorgeschlagen, und die grenzüberschreitende EU-Schicht kommt 2030.

Der nützliche Schluss für einen kleinen luxemburgischen Lieferanten: die Fähigkeit, die Sie für den Staat aufbauen, ist genau die Fähigkeit, die der Entwurf von 2028 verlangen würde. Ein Werkzeug, das Peppol BIS Billing 3.0 schon spricht, ist kein Compliance-Theater, sondern das, was Sie zweimal brauchen werden. Kann Ihre Buchhaltungs- oder Lagersoftware das nicht, ist das ein Wechselgrund, und der ehrliche Weg zur Auswahl ist, zu lesen, was jeder Anbieter tatsächlich behauptet. Wer solche Software in Luxemburg verkauft, kann uns sagen, was sie kann.

Unsicher, ob Sie ein ERP oder ein Lagerverwaltungssystem brauchen? Das beantworten wir unter Unterschied zwischen ERP und WMS. Wenn Ihre Buchhaltung zusätzlich einen FAIA-Export verlangt, ist das eine eigene luxemburgische Pflicht, und wir erklären sie unter was der FAIA-Export ist und wer ihn braucht.

Fragen und Antworten

Darf ich einer luxemburgischen öffentlichen Stelle noch ein PDF per E-Mail schicken?
Nein. Guichet.lu stellt fest, dass andere Übermittlungswege als Peppol oder MyGuichet.lu nicht zugelassen sind, und nennt E-Mail ausdrücklich als Beispiel für einen unzulässigen Weg. Ein PDF ist zudem keine strukturierte elektronische Rechnung, weil es nicht automatisch verarbeitet werden kann.
Hängt die Pflicht von der Rechnungshöhe ab?
Nein. Das staatliche E-Rechnungsportal stellt fest, dass alle Gesellschaften, die Leistungen für öffentliche Stellen erbringen, unabhängig vom Rechnungsbetrag betroffen sind. Es gibt keine Bagatellgrenze.
Muss ich dafür Software kaufen?
Nicht zwingend. Wer dem Staat einige Rechnungen pro Jahr stellt, kommt mit dem Formular auf MyGuichet.lu aus, es erzeugt die konforme XML-Datei selbst. Software oder ein Peppol-Zugangspunkt lohnen sich erst, wenn das manuelle Formular mehr Zeit kostet als ein Konnektor.
Ist die B2B-Pflicht schon Gesetz?
Nein. Der Gesetzentwurf 8815 wurde am 30. Juli 2026 eingebracht und schlägt eine Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2028 vor, eine Ausstellungspflicht ab dem 1. Juli 2028 für grosse und mittlere Unternehmen und ab dem 1. Januar 2029 für alle. Bis zur Abstimmung und Veröffentlichung sind diese Termine Vorschläge.
Was gilt für eine Gutschrift?
Eine Gutschrift gilt als Rechnung. Guichet.lu stellt fest, dass eine Gutschrift rechtlich wie eine Rechnung zu behandeln ist und denselben Pflichten unterliegt. Sie läuft also über die gleichen zwei Kanäle in den gleichen Formaten.

Quellen

Jeder Preis und jede Angabe oben wurde am genannten Datum gegen diese Seiten geprüft.

  1. [1] E-facturation, portail de l'Etat luxembourgeois, cadre et champ d'application abgerufen 2026-11-11
  2. [2] E-invoicing in Luxembourg, English portal, law of 13 December 2021 abgerufen 2026-11-11
  3. [3] E-facturation, dossiers thematiques, Peppol BIS Billing 3.0 in XML UBL and EN 16931-1:2017 abgerufen 2026-11-11
  4. [4] Guichet.lu, transmission of a compliant electronic invoice under a public contract, accepted formats, channels and exceptions abgerufen 2026-11-11
  5. [5] Guichet.lu, manual input of an electronic invoice on MyGuichet.lu, prerequisites and forms abgerufen 2026-11-11
  6. [6] Guichet.lu (FR), transmission facture electronique, formats et canaux autorises abgerufen 2026-11-11
  7. [7] CTIE, informations facturation electronique, Peppol participant identifier 9938:LU10889245 abgerufen 2026-11-11
  8. [8] Chambre des Metiers, fiche pratique facture electronique, phase-in dates and size thresholds abgerufen 2026-11-11
  9. [9] Chambre de Commerce, echeance pour les operateurs de taille moyenne, phase-in dates abgerufen 2026-11-11
  10. [10] E-facturation, depot du projet de loi 8815 sur la facturation electronique entre entreprises, dates and ViDA reference abgerufen 2026-11-11
  11. [11] OpenPeppol, list of Peppol Authorities, Luxembourg entry abgerufen 2026-11-11
  12. [12] DepotGest product site, no Peppol or e-invoicing claim present abgerufen 2026-11-11
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