Buchhaltung, Rechnungen und E-Rechnung, erklärt

Was Buchhaltungs- und Rechnungssoftware wirklich macht

Buchhaltungssoftware übersetzt, was Ihr Betrieb getan hat, in das, was Finanzverwaltung und Buchhaltung brauchen, in deren Format und zu deren Terminen. Rechnungssoftware macht nur die vordere Hälfte: Sie stellt das Dokument aus, numeriert korrekt und mahnt. Die Trennung ist wichtig, weil die hintere Hälfte in Europa national ist. Ein Hauptbuch muss Ihren Kontenplan kennen, Ihre Steuersätze, das Dateiformat, das Ihre Verwaltung annimmt, und den Export, den Ihre Buchhaltung öffnet, und das leistet fast kein Anbieter für jedes Land. Die erste Frage ist also nicht, welches Produkt das beste ist, sondern welche Produkte Ihr Land überhaupt kennen.

Vier Produktarten in dieser Kategorie

Reine Rechnungswerkzeuge. Zoho Invoice, Zervant, Invoice Ninja, Stripe Invoicing. Sie stellen Rechnungen aus, verfolgen sie und hören dort auf. Richtig für Freiberufler oder ein Nebengeschäft, dessen Buchhaltung eine Quartalsübergabe ist. Zoho Invoice ist kostenlos, Stripe Invoicing verlangt 0,4 Prozent je bezahlter Rechnung statt eines Abos. Falsch, sobald Hauptbuch, Bilanz oder Steuererklärung gebraucht werden.

Kleinunternehmer-Buchhaltung mit Fakturierung. sevdesk und Lexware Office für Deutschland, Moneybird für die Niederlande, Zoho Books allgemein. Rechnungen, Bankanbindung, Belege, ein brauchbares Hauptbuch und Steuerfunktionen für ein Land. Richtig für ein Unternehmen, das selbst bucht. Der Haken: das Land, für das lokalisiert wird, ist vielleicht nicht Ihres.

Hauptbücher auf Fiduciaire-Niveau. Sage BOB, Horus, Exact WinBooks, Exact Online. Das sind die Pakete, die luxemburgische und belgische Kanzleien wirklich betreiben, gebaut um den normierten Kontenplan, die amtlichen Erklärungen und die Prüfdatei. Richtig, wenn Ihre Buchhaltung mitstimmt, und in Luxemburg ist das meistens der Fall. Falsch, wenn Sie eine moderne Oberfläche für 10 EUR im Monat wollten.

Buchhaltungsmodule in einem ERP. Odoo ist der klarste Fall: das Hauptbuch sitzt neben Verkauf, Lager und Einkauf, und die luxemburgische Lokalisierung dokumentiert den Kontenplan PCN 2020, eCDF-XML und einen FAIA-Export. Richtig, wenn ein System für alles mehr wert ist als das beste Einzelmodul. Falsch, wenn Sie nur Rechnungen brauchen, denn Sie zahlen je Nutzer für eine Suite.

Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

1. Kennt es Ihr Land? Kontenplan, lokale Steuersätze, Erklärungsformat und Prüfdatei. Für Luxemburg heißt das PCN 2020, eCDF-XML und FAIA 2.01. Ein Produkt, das diese drei nicht benennen kann, macht keine luxemburgische Buchhaltung, was auch auf der Funktionsseite steht.
2. Arbeitet Ihre Buchhaltung darin, oder braucht sie eine Datei? Beides ist in Ordnung, führt aber zu anderen Produkten. Fragen Sie Ihr Fiduciaire vor der Demo, nicht danach.
3. Echte E-Rechnung oder nur Dateiexport? Fragen Sie, ob das Produkt Peppol BIS Billing 3.0 in UBL erzeugt und über einen Zugangspunkt übermittelt. Moneybird enthält Peppol-Versand und -Empfang in allen vier Tarifen ab 3 EUR im Monat. Invoice Ninja verlangt dafür die Enterprise-Stufe. Viele Anbieter nennen ein herunterladbares XML eine E-Rechnung.
4. Innergemeinschaftliche Umsatzsteuer. Reverse Charge für B2B über die Grenze und der One Stop Shop für digitale Leistungen an Verbraucher. Stripe Invoicing mit Stripe Tax prüft die Steuernummer des Kunden und wendet Reverse Charge automatisch an, sevdesk nennt den One Stop Shop als Funktion. Die meisten Werkzeuge lassen beides bei Ihnen.
5. Bankanbindung und Abstimmung. Eine PSD2-Verbindung zu Ihrer echten Bank, kein CSV-Import. Prüfen Sie Ihre konkrete Bank, denn die Abdeckung in Luxemburg ist dünner als in Frankreich oder Deutschland.
6. Abrechnungseinheit und Grenzen. Pro Nutzer, pro Organisation, pro Mandantenakte oder pro Rechnung. Horus bündelt fünfzehn Mandantenakten, Exact veröffentlicht für Belgien eine Spanne von 49 bis 299 EUR im Monat, Odoo rechnet je Nutzer für alle Apps.
7. Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit. Zehn Jahre lesbare Aufzeichnungen in Luxemburg, und Korrekturen, die eine Spur hinterlassen. Fragen Sie, wie ein Export nach der Kündigung aussieht.

Was kostet Buchhaltungssoftware 2026?

Veröffentlichte Preise, netto, am 11. November 2026 von Anbieterseiten gelesen.

Als Spanne gelesen: Fakturierung kostet 0 bis 15 EUR im Monat, Buchhaltung für eine kleine Gesellschaft 10 bis 25 EUR, und ein Paket, das luxemburgische Pflichten wirklich beherrscht, beginnt bei etwa 50 bis 70 EUR im Monat. Der Sprung zwischen dem zweiten und dem dritten Band ist der Preis der nationalen Compliance-Arbeit und die häufigste Überraschung in dieser Kategorie.

Die Fehler, die Käufer machen

Deutsche oder niederländische Software für eine luxemburgische Gesellschaft kaufen, weil die Oberfläche schöner ist, und dann feststellen, dass es keine eCDF-Ausgabe und keine FAIA-Datei gibt. Ein per Mail verschicktes PDF für eine elektronische Rechnung halten. Entscheiden, bevor das Fiduciaire gefragt wurde, ob es die Datei öffnet. Annehmen, eine Weltmarke habe eine lokale Ausgabe: QuickBooks Online hat keine luxemburgische Ausgabe und keine vorbelegten EU-Steuersätze. Je Nutzer zahlen und dann Plätze für Buchhaltung und Steuerbüro dazubuchen. Und eine Funktionsliste akzeptieren statt einer erzeugten Datei, obwohl der einzige echte Test lautet, aus einer Demodatenbank eine eCDF-Erklärung und einen FAIA-Export zu erzeugen und gegen das veröffentlichte Schema zu prüfen.

Europa und Luxemburg im Besonderen

• Vier Steuersätze. Luxemburg wendet 17 Prozent Normalsatz, 14 Prozent Zwischensatz, 8 Prozent ermäßigt und 3 Prozent super-ermäßigt an, festgelegt in Artikel 39(3) des Mehrwertsteuergesetzes und seit 1. Januar 2024 unverändert. Der Satz folgt dem Artikel, eine Rechnung kann also mehrere tragen.
• eCDF ist der Einreichungskanal. Alle Mehrwertsteuererklärungen laufen über die eCDF-Plattform, Pflicht seit 1. Januar 2020. Die Frequenz folgt dem Umsatz: jährlich unter 112 000 EUR, vierteljährlich zwischen 112 000 und 620 000 EUR, monatlich darüber. Die Kleinunternehmerregelung liegt bei 50 000 EUR nationalem Umsatz, erhöht von 35 000 EUR zum 1. Januar 2025.
• FAIA 2.01 ist die Prüfdatei. Ein Steuerpflichtiger mit EDV-Buchhaltung nach dem normierten Kontenplan kann in einer Prüfung dazu aufgefordert werden, in einem von drei Schemata, je nachdem ob die Fakturierung im Buchhaltungssystem liegt. Eine Datei je Kalenderjahr, keine gekürzten Jahre.
• Die E-Rechnung an den Staat ist längst Pflicht. Seit 18. März 2023 schickt jeder Wirtschaftsteilnehmer, der einer luxemburgischen öffentlichen Stelle fakturiert, eine strukturierte elektronische Rechnung, in Peppol BIS Billing 3.0 UBL oder XRechnung 3.0.1, über Peppol oder die Formulare auf MyGuichet.lu. Der Entwurf 8815 will das zwischen 2028 und 2029 auf Rechnungen zwischen Unternehmen ausdehnen, die EU-Richtlinie ViDA setzt den 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende Umsätze.
• Das Fiduciaire ist Teil des Produkts. In Luxemburg erklärt kaum eine kleine Gesellschaft allein. Die Software der Kanzlei, und ob sie Ihre Daten importieren kann, ist eine echte Einschränkung und keine Vorliebe.

Fragen an einen Anbieter von Buchhaltungssoftware

• Können Sie heute aus einer Demodatenbank eine eCDF-XML-Erklärung und eine FAIA-2.01-Datei erzeugen?
• Welchen Kontenplan liefern Sie für Luxemburg aus, und aus welchem Jahr?
• Übermitteln Sie Peppol BIS Billing 3.0 über einen Zugangspunkt, oder exportieren Sie nur eine Datei?
• Welche luxemburgischen Banken haben eine funktionierende PSD2-Anbindung?
• Wie behandeln Sie Reverse Charge bei innergemeinschaftlichem B2B und den One Stop Shop?
• Wie hoch ist meine Rechnung inklusive Plätze für die Buchhaltung oder Mandantenakten?
• Was kann ich nach der Kündigung exportieren, und in welchem Format?

Wie es weitergeht

Die Rangliste an den luxemburgischen Pflichten steht in der besten Buchhaltungssoftware für Luxemburg, das reine Fakturieren gesondert in der besten Rechnungssoftware für Freiberufler in Europa. Lesen Sie vor der Auswahlliste Buchhaltungssoftware mit einem Fiduciaire wählen. Die zwei Pflichten, die die meisten Listen entscheiden, haben eigene Seiten: welche Steuersätze in Luxemburg gelten und was der FAIA-Export ist, dazu die E-Rechnungspflicht. Preise und Quellen stehen in den Profilen Odoo Accounting und Horus. Anbieter korrigieren uns über listen lassen.