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Obligation de facturation électronique au Luxembourg: ce qu'un petit fournisseur doit vraiment faire

Toute entreprise qui facture l'État luxembourgeois doit envoyer une facture électronique structurée via Peppol ou MyGuichet.lu, et ce depuis le 18 mars 2023.

Par Thinking Desk Mis à jour le 6 min de lecture

L'essentiel

  • Depuis le 18 mars 2023, tout opérateur économique qui facture un organisme public luxembourgeois doit transmettre une facture électronique conforme, quel que soit le montant.
  • Le format exigé est Peppol BIS Billing 3.0 au format XML UBL, conforme à la norme EN 16931-1:2017. XRechnung 3.0.1 est également accepté.
  • Deux canaux seulement sont légaux: le réseau de livraison Peppol, ou les formulaires en ligne de MyGuichet.lu. Un courriel avec un PDF n'est pas un canal légal.
  • L'identifiant de participant Peppol de l'État est 9938:LU10889245, exploité par le CTIE, et l'autorité Peppol luxembourgeoise est le ministère de la Digitalisation.
  • Une obligation interentreprises est proposée dans le projet de loi 8815 à partir du 1er janvier 2028, mais c'est un projet, pas encore une loi.
Sur cette page
  1. Qui doit facturer l'État luxembourgeois par voie électronique
  2. Depuis quand l'obligation s'applique-t-elle
  3. Quel format pour une facture électronique conforme
  4. Les deux seuls canaux légaux
  5. Ce qu'un petit fournisseur doit concrètement faire
  6. Quatre exceptions à connaître
  7. Lien avec le B2B et avec le calendrier européen ViDA

Qui doit facturer l'État luxembourgeois par voie électronique

Tout opérateur économique qui facture un organisme public luxembourgeois, quel que soit le montant. Le portail étatique de la facturation électronique est sans ambiguïté: toutes les sociétés qui réalisent des prestations pour des organismes du secteur public, qu'il énumère comme l'État, les communes et les établissements publics, sont concernées indépendamment du montant de la facture. Il n'existe aucun seuil en dessous duquel une facture papier resterait admissible.

L'obligation découle de la loi du 13 décembre 2021, qui a modifié la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. Elle a été introduite par paliers selon la taille de l'entreprise, et ces paliers sont désormais tous franchis.

Depuis quand l'obligation s'applique-t-elle

Opérateur économique Obligation applicable depuis
Grande taille 18 mai 2022
Taille moyenne 18 octobre 2022
Petite taille et nouvellement créé 18 mars 2023
Tout le monde, en pratique depuis le 18 mars 2023

Les trois paliers sont publiés par la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers, qui les décrivent comme cinq, dix et quinze mois après l'entrée en vigueur de la loi. Les pages étatiques ne retiennent plus aujourd'hui que le point d'arrivée: Guichet.lu indique que l'obligation s'applique, dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession, à tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023. En 2026, seule cette dernière date vous concerne.

Les catégories de taille étaient définies par le total du bilan, le chiffre d'affaires net et l'effectif. La fiche de la Chambre des Métiers donne, pour une grande entreprise, un total du bilan supérieur à 20 millions d'euros, un chiffre d'affaires net supérieur à 40 millions d'euros et plus de 250 salariés, et pour une petite entreprise un total du bilan jusqu'à 4,4 millions d'euros, un chiffre d'affaires net jusqu'à 8,8 millions d'euros et jusqu'à 50 salariés, appréciés sur au moins deux des trois critères. Ces seuils chiffrés ne sont confirmés par aucune page d'un domaine gouvernemental que nous avons pu consulter, et l'exercice de référence cité dans cette fiche est 2019. L'obligation couvrant désormais tout le monde, ces seuils relèvent de l'histoire plus que de la pratique. Ne vous y appuyez pas sur le plan juridique.

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Quel format pour une facture électronique conforme

Un fichier XML structuré, pas un PDF. Le portail national nomme comme standard Peppol BIS Billing 3.0 au format XML UBL, conforme à la norme européenne EN 16931-1:2017. Guichet.lu énumère les types de documents acceptés:

  • facture Peppol BIS Billing 3.0 au format XML UBL
  • facture XRechnung 3.0.1 au format XML UBL
  • facture XRechnung 3.0.1 au format XML UN/CEFACT CII
  • les notes de crédit équivalentes dans ces trois mêmes formats

Deux formats allemands plus anciens, XRechnung 2.2.0 et 2.3.1, n'étaient acceptés que jusqu'au 1er octobre 2026, ils ne sont donc plus une option. Si votre logiciel émet encore du XRechnung 2.3.1, c'est aujourd'hui une facture rejetée.

Lecture pratique de cette liste: visez Peppol BIS Billing 3.0 en UBL. C'est le format que l'autorité luxembourgeoise cite en premier, celui que parle tout point d'accès Peppol, et la même spécification que vous rencontrerez en Belgique, en France, aux Pays-Bas et en Scandinavie.

Les deux seuls canaux légaux

Guichet.lu est inhabituellement direct sur ce point. Un opérateur transmet sa facture conforme soit via le réseau de livraison Peppol, soit, s'il n'est pas raccordé à Peppol, via l'un des deux formulaires en ligne de MyGuichet.lu. Tout autre canal, courriel compris, n'est pas autorisé.

Du côté réception se trouve le Centre des technologies de l'information de l'État. Le CTIE exploite le point d'accès Peppol de l'État et publie son identifiant de participant sous la forme iso6523-actorid-upis::9938:lu10889245, soit le schéma 9938 pour les numéros de TVA et le numéro LU10889245. L'autorité Peppol luxembourgeoise recensée par OpenPeppol est le ministère de la Digitalisation.

Ce qu'un petit fournisseur doit concrètement faire

Si vous envoyez deux factures par an à une commune, vous n'avez rien à acheter.

  1. Créez un espace professionnel sur MyGuichet.lu. L'authentification se fait avec un produit LuxTrust, une carte d'identité luxembourgeoise dont le certificat électronique est activé, ou un moyen d'identification eIDAS d'un autre État membre.
  2. Ouvrez le formulaire de facturation électronique. La version authentifiée préremplit vos données d'entreprise et dépose dans votre espace le fichier XML et une copie PDF, qui constituent votre preuve de transmission.
  3. Saisissez la facture: émetteur et destinataire, numéro et date d'émission, conditions et références de paiement, puis les lignes avec leurs taux de TVA. Le formulaire calcule le total et produit le XML conforme.
  4. Conservez le XML restitué. C'est lui la facture, pas le PDF.

Il existe un formulaire sans authentification pour les opérateurs qui ne peuvent obtenir aucun de ces moyens d'identité, mais il est moins bon: aucun préremplissage, vous devez d'abord obtenir un code à usage unique auprès du destinataire de la facture, et vous devez joindre un bon de commande ou un autre document établissant le lien contractuel. Guichet.lu écrit lui-même qu'il est préférable, dans la mesure du possible, d'utiliser le formulaire avec authentification.

Si vous émettez des dizaines de factures par mois, le formulaire devient le goulot. À ce stade, soit vous utilisez un logiciel de comptabilité ou de gestion de stock qui émet du Peppol BIS 3.0 et transmet via un point d'accès certifié, soit vous contractez un point d'accès séparément. La question à poser à un éditeur est étroite et mérite d'être posée par écrit: le produit émet-il du Peppol BIS Billing 3.0 en UBL, et transmet-il via un point d'accès Peppol, ou produit-il seulement un fichier que vous téléversez ensuite à la main? Beaucoup d'outils vendus sur ce marché font la seconde chose et la décrivent comme la première. Notre comparatif des logiciels de gestion de stock indique lesquels revendiquent Peppol et lesquels non, et DepotGest, l'outil d'entrepôt publié par la même société que ce site, ne revendique aucunement Peppol sur son site.

Quatre exceptions à connaître

Guichet.lu énumère les marchés publics pour lesquels l'obligation ne s'applique pas: les marchés conclus dans le domaine de la coopération au développement, les marchés conclus par des représentations diplomatiques ou consulaires, les marchés liés à la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l'étranger, et les marchés liés aux visites d'État, visites officielles ou voyages de travail à l'étranger. Tout le reste est dans le champ.

Lien avec le B2B et avec le calendrier européen ViDA

La facturation électronique entre entreprises n'est pas encore obligatoire au Luxembourg. Le 30 juillet 2026, le gouvernement a déposé le projet de loi 8815, qui propose:

Date proposée Obligation proposée
1er janvier 2028 Toutes les entreprises luxembourgeoises doivent pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques
1er juillet 2028 Les grandes et moyennes entreprises doivent émettre et transmettre des factures électroniques
1er janvier 2029 Toutes les entreprises doivent émettre et transmettre des factures électroniques

Le projet propose de réutiliser le réseau de livraison commun Peppol pour la transmission obligatoire, avec des solutions techniques alternatives sous conditions. Ce sont des dates figurant dans un projet. Jusqu'au vote et à la publication au Journal officiel, traitez-les comme des hypothèses de planification, pas comme des échéances.

Au-dessus se situe la réforme européenne. Le portail luxembourgeois renvoie lui-même à la directive ViDA, la directive (UE) 2025/516, et au 1er juillet 2030 comme échéance européenne pour les opérations transfrontalières, avec un reporting des données de TVA numérique, en temps réel ou quasi réel. La séquence est donc la suivante: le B2G fonctionne depuis 2023, le B2B national est proposé pour 2028 et 2029, et la couche européenne transfrontalière arrive en 2030.

La conclusion utile pour un petit fournisseur luxembourgeois: la capacité que vous construisez pour l'État est exactement celle que le projet de 2028 exigerait. Un outil qui parle déjà Peppol BIS Billing 3.0 ne fait pas du théâtre de conformité, il fait ce que vous devrez avoir deux fois. Si votre logiciel de comptabilité ou de stock n'en est pas capable, c'est une raison de changer d'outil, et la façon honnête d'en choisir un est de lire ce que chaque éditeur revendique réellement. Si vous vendez ce type de logiciel au Luxembourg, vous pouvez nous dire ce qu'il fait.

Vous hésitez encore entre un ERP et un système de gestion d'entrepôt? Nous répondons à cela dans la différence entre un ERP et un WMS. Si votre comptable vous demande en plus un export FAIA, il s’agit d’une obligation luxembourgeoise distincte, et nous l’expliquons dans ce qu’est l’export FAIA et qui doit le fournir.

Questions et réponses

Puis-je encore envoyer un PDF par courriel à un organisme public luxembourgeois?
Non. Guichet.lu indique que d'autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés, et cite le courriel comme exemple explicite de canal interdit. Un PDF n'est par ailleurs pas une facture électronique structurée, puisqu'il ne peut pas être traité automatiquement.
L'obligation dépend-elle du montant de la facture?
Non. Le portail étatique de la facturation électronique précise que toutes les sociétés qui réalisent des prestations pour des organismes du secteur public sont concernées, indépendamment du montant de la facture. Il n'existe pas de seuil de minimis.
Dois-je acheter un logiciel pour être conforme?
Pas nécessairement. Si vous envoyez quelques factures par an à l'État, le formulaire de MyGuichet.lu suffit et il produit lui-même le XML conforme. Un logiciel ou un point d'accès Peppol devient utile quand la saisie manuelle coûte plus de temps qu'un connecteur.
L'obligation interentreprises est-elle déjà en vigueur?
Non. Le projet de loi 8815 a été déposé le 30 juillet 2026 et propose une obligation de réception à partir du 1er janvier 2028, une obligation d'émission à partir du 1er juillet 2028 pour les grandes et moyennes entreprises et du 1er janvier 2029 pour toutes. Jusqu'au vote et à la publication, ces dates restent des propositions.
Et une note de crédit?
Une note de crédit est traitée comme une facture. Guichet.lu indique que, juridiquement, une note de crédit est à considérer comme une facture et est soumise aux mêmes obligations. Elle passe donc par les deux mêmes canaux, dans les mêmes formats.

Sources

Chaque prix et chaque fait ci-dessus a été vérifié sur ces pages à la date indiquée.

  1. [1] E-facturation, portail de l'Etat luxembourgeois, cadre et champ d'application consulté le 2026-11-11
  2. [2] E-invoicing in Luxembourg, English portal, law of 13 December 2021 consulté le 2026-11-11
  3. [3] E-facturation, dossiers thematiques, Peppol BIS Billing 3.0 in XML UBL and EN 16931-1:2017 consulté le 2026-11-11
  4. [4] Guichet.lu, transmission of a compliant electronic invoice under a public contract, accepted formats, channels and exceptions consulté le 2026-11-11
  5. [5] Guichet.lu, manual input of an electronic invoice on MyGuichet.lu, prerequisites and forms consulté le 2026-11-11
  6. [6] Guichet.lu (FR), transmission facture electronique, formats et canaux autorises consulté le 2026-11-11
  7. [7] CTIE, informations facturation electronique, Peppol participant identifier 9938:LU10889245 consulté le 2026-11-11
  8. [8] Chambre des Metiers, fiche pratique facture electronique, phase-in dates and size thresholds consulté le 2026-11-11
  9. [9] Chambre de Commerce, echeance pour les operateurs de taille moyenne, phase-in dates consulté le 2026-11-11
  10. [10] E-facturation, depot du projet de loi 8815 sur la facturation electronique entre entreprises, dates and ViDA reference consulté le 2026-11-11
  11. [11] OpenPeppol, list of Peppol Authorities, Luxembourg entry consulté le 2026-11-11
  12. [12] DepotGest product site, no Peppol or e-invoicing claim present consulté le 2026-11-11
Sujets e-invoicingluxembourgpeppolublcompliancevida

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