BoxBee gegen Shortwave, welchen KI-Mailclient nehmen?

Kurze Antwort

BoxBee gewinnt, wenn die Frage lautet, wo die Mail verarbeitet wird und was sie kostet, Shortwave gewinnt, wenn die Frage lautet, wie gut die KI ist. BoxBee hält Betreff, Text und Anhänge auf dem Gerät und benennt einen KI-Unterauftragsverarbeiter, Mistral AI in der EU-Region, für 8,99 EUR pro Nutzer und Monat. Shortwave indexiert das ganze Gmail-Archiv und beantwortet Fragen dazu besser als alles andere am Markt, für 30 USD pro Platz und Monat, in US-Rechenzentren, ohne veröffentlichten Auftragsverarbeitungsvertrag. Das sind nicht zwei Varianten desselben Produkts.

Offenlegung: BoxBee wird von TTA Technologies gebaut, die auch thinking.lu herausgibt. Die Bewertungskriterien unten standen fest, bevor eines der Produkte geprüft wurde, und Shortwave hat in unseren Produktprofilen die höhere Note als BoxBee, 8,5 gegen 8,2.

Preise und Zuschnitt

Umgerechnet mit 1 USD = 0,92 EUR. BoxBee kostet im Einstieg etwa ein Drittel von Shortwave, und der BYOK-Tarif zu 4,99 EUR ist der günstigste Weg zu KI-Mail, den wir gefunden haben, dafür zahlt man den Modellanbieter direkt. Achten Sie auf die iOS-Lücke: Solo im App Store kostet 15,99 EUR gegen 8,99 EUR beim Direktkauf, also im Web kaufen.

Wohin geht der Mailtext?

Das ist der eigentliche Unterschied zwischen diesen Produkten, und Genauigkeit lohnt sich.

BoxBees veröffentlichte Datenschutzerklärung ist eindeutig: Mailinhalte, also Betreff, Text und Anhänge, bleiben auf dem Gerät, serverseitig liegen Konto- und Synchronisationsmetadaten auf Hetzner-Infrastruktur in Luxemburg und Deutschland. Die KI-Anfrage geht an Mistral AI in Paris, in der EU-Region, in Echtzeit verarbeitet und laut genanntem Vertrag weder gespeichert noch zum Training genutzt. Für einen Betrieb, der einem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten Rede und Antwort stehen muss, ist das eine Kette mit einem benannten Verarbeiter innerhalb der EU.

Shortwaves Kette ist länger und amerikanisch. Die Daten liegen in Google Cloud, die Datenschutzerklärung nennt die Übermittlung personenbezogener Daten an Einrichtungen und Server in den USA, und als externe KI-Dienste werden OpenAI, Anthropic und Pinecone genannt. Shortwave gibt allerdings an, die große Mehrheit der KI-Lasten liefe auf Open-Source-Modellen auf eigener Hardware, eine stärkere Aussage als bei den meisten Wettbewerbern, und sichert zu, dass die Mail keine Drittmodelle trainiert.

Keiner der beiden Anbieter veröffentlicht einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Kunden, und beide sollten es tun. Shortwaves Sicherheitsseite verweist DSGVO-Kunden an das Team. BoxBee veröffentlicht die eigenen Vertragsbedingungen mit Mistral, aber keine Vereinbarung zum Unterzeichnen. Fordern Sie vor einem unternehmensweiten Einsatz schriftlich einen an und nutzen Sie unsere DSGVO-Prüfliste für KI-Mail als Fragenkatalog.

Wer hat die bessere KI?

Shortwave, und nicht knapp. Die Suche versteht Fragen, reicht durch die ganze Gmail-Historie, und KI-Threads erlauben es, eine Konversation zu befragen, ohne sie zu verlassen. Wer fünf Jahre Mail hat und sich ständig daran stört, dass die Antwort irgendwo darin steht, bekommt mit Shortwave das Produkt, das das löst. BoxBees Suche ist bedeutungsbasiert mit Filtern, das ist gut, aber es ist ein Suchfeld und kein Analyst.

BoxBees KI zielt auf eine andere Aufgabe: Triage und Ausgabe. Kategorisierung im Smart Inbox, Antwortentwürfe in der richtigen Sprache und im richtigen Ton, ein Tagesbrief, Extraktion von Terminvorschlägen aus Mail, Dossiers, die Nachrichten mit Anhängen bündeln, und im Pro-Tarif ein autonomer Agent mit Skills samt automatischer Kategorisierung und Spam-Quarantäne. Es gibt außerdem etwas, das Shortwave nicht hat, Ende-zu-Ende verschlüsselte Direktnachrichten zwischen BoxBee-Nutzern. Die mehrsprachige Behandlung in Deutsch, Englisch und Französisch zählt in Luxemburg oder Belgien mehr, als die meisten Anbieter begreifen.

Die ehrliche Aufteilung lautet also: Shortwave ist besser darin, vorhandene Mail zu verstehen. BoxBee ist besser darin, Mail gar nicht erst durchzulassen, und es tut das, ohne den Text an eine US-Cloud zu senden.

Postfachunterstützung und Umzug

BoxBee ist ein Client, kein Anbieter: Es verbindet sich per IMAP und SMTP, Gmail, Microsoft 365, Infomaniak, Mailbox.org oder der eigene Server funktionieren also, und nichts zieht um. Shortwave verlangt Gmail oder Google Workspace. Microsoft 365 und Exchange werden ausdrücklich nicht unterstützt, andere Anbieter funktionieren nur über ein Gmail-Konto mit App-Passwort.

Liegt die Mail nicht in Google Workspace, ist dieser Vergleich entschieden, bevor die KI zählt. Liegt sie dort, sind beide echte Optionen.

Plattformen und Reife

Shortwave hat die längere Historie und das ausgereiftere Produkt, mit gereiftem Web- und Mobilerlebnis über einen einzigen Anbieter. BoxBee liefert native Desktop-Apps für Mac auf Apple Silicon und Intel und für Windows als Installer oder portable Variante, dazu iOS und iPadOS. Desktop plus IMAP ist ein echter Vorteil für alle, die Mail offline und über mehrere Konten wollen. Dagegen steht, dass BoxBee jung ist, der Team-Tarif geteilte Verwaltung und kein geteiltes Postfach bietet und weniger Fremdwissen bereitsteht, wenn etwas kaputtgeht.

Was sollten Sie wählen?

BoxBee wählen, wenn der Verarbeitungsort eine nicht verhandelbare Vorgabe ist, wenn das Postfach irgendwo außer Google Workspace liegt, oder wenn 8,99 EUR gegen 27,60 EUR entscheidet. Shortwave wählen, wenn die Mail in Google Workspace liegt, das Archiv tief ist und die KI-Qualität das ist, was man tatsächlich kauft. Wer ein geteiltes Postfach mit Zuweisung und Kollisionsschutz braucht, findet die Antwort bei keinem von beiden und sollte unsere Liste der KI-Postfachwerkzeuge für kleine Teams lesen.

Beide lohnen zudem den Vergleich mit dem Rest des Felds in unserer Rangliste der KI-E-Mail-Apps, in der Shortwave Platz zwei und BoxBee Platz eins belegt, nach Kriterien, die Rechtsraum und Preis gewichten.