KI-E-Mail und die DSGVO, was vor dem Kauf zu prüfen ist

Was die Anbieter tatsächlich veröffentlichen

Zwei Muster lohnen Aufmerksamkeit. Ein Anbieter kann einen tadellosen AVV veröffentlichen und dennoch alles in den USA verarbeiten, das ist Superhuman. Und ein Anbieter kann in der EU ansässig sein und sich dennoch weigern, seine Unterauftragsverarbeiter zu nennen, das ist Spark: Der AVV sagt, die vollständige Liste werde nicht öffentlich gemacht.

Was ein AVV sagen muss

Artikel 28 Absatz 3 DSGVO ist nicht optional und kurz genug, um einen Entwurf selbst dagegen zu prüfen. Der Vertrag muss den Auftragsverarbeiter verpflichten: nur auf dokumentierte Weisung zu verarbeiten, auch bei Übermittlungen; seine Beschäftigten zur Vertraulichkeit zu verpflichten; die Sicherheitsmaßnahmen aus Artikel 32 umzusetzen; die Bedingungen für den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter einzuhalten; bei Betroffenenanfragen zu unterstützen; bei den Artikeln 32 bis 36 zu unterstützen, also bei Meldungen und Folgenabschätzungen; die Daten am Ende zu löschen oder zurückzugeben; und die Informationen bereitzustellen, die Sie zum Nachweis brauchen, einschließlich Prüfungen.

Artikel 28 Absatz 2 wird am häufigsten verwischt. Ein Auftragsverarbeiter darf keinen weiteren einsetzen ohne Ihre vorherige schriftliche Genehmigung, und bei allgemeiner Genehmigung muss er geplante Änderungen mitteilen, damit Sie widersprechen können. Praktisch heißt das: benannte, datierte Liste mit Mitteilungsfrist. Sparks AVV gibt 10 Tage Vorlauf mit 5 Tagen Widerspruchsfenster, aber keine öffentliche Liste. Front und Hiver veröffentlichen datierte Listen. Shortwave veröffentlicht keines von beiden, damit ist Artikel 28 Absatz 2 nicht überprüfbar.

Sagt ein Anbieter, der AVV sei auf Anfrage erhältlich, ist das in Ordnung, man liest ihn aber vor Ende der Testphase und nicht nach dem Rollout.

Wo die Daten liegen, und was die Übermittlung rechtmäßig macht

Verlässt die Verarbeitungskette den EWR, brauchen Sie einen Übermittlungsmechanismus nach Kapitel V DSGVO. In diesem Markt sieht man zwei: das EU-US Data Privacy Framework, das nur tatsächlich zertifizierte US-Stellen abdeckt, und Standardvertragsklauseln. Superhuman nennt beides. HEY nutzt Standardvertragsklauseln und beruft sich zusätzlich auf Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b. Fyxer nennt Standardvertragsklauseln, den britischen Zusatz und DPF-Mitgliedschaft für seine Anbieter außerhalb des EWR.

Einen Mechanismus zu nennen beendet die Prüfung nicht. Sie müssen weiterhin dokumentieren, warum die Übermittlung angesichts des Rechtsumfelds des Empfängers tragbar ist, das ist die Übermittlungsfolgenabschätzung, und Sie müssen wissen, dass auch Ihre Unterauftragsverarbeiter abgedeckt sind. Der kürzeste Weg aus dieser Arbeit ist, nicht zu übermitteln: eine EU-reine Kette oder ein Werkzeug, das den Text gar nicht überträgt.

Seien Sie bei EU-Hosting-Aussagen genau. Front bietet eine wählbare EU-Region und bindet den Standort des KI-Unterauftragsverarbeiters daran. Fyxer hostet standardmäßig in Belgien und den Niederlanden, ist aber ein britischer Verantwortlicher. Microsoft verpflichtet sich auf die EU-Datengrenze für Mandanten, die in EU oder EFTA angemeldet wurden, mit genannten Ausnahmen, und schließt Multi-Geo-Mandanten ausdrücklich aus. Googles EU-Datenregionen und Assured Controls sind Enterprise-Funktionen, nicht Business.

Die Trainingsklausel, die niemand liest

Ein europäischer Lieferant ist nicht automatisch die sichere Voreinstellung. Mistral AIs eigene Datenverarbeitungsvereinbarung, gültig ab 27. Juli 2026, erlaubt Mistral, personenbezogene Daten als Verantwortlicher zum Training seiner Modelle zu verarbeiten, sofern der Kunde nicht widerspricht, und besagt, dass Rückmeldungen über Daumen hoch oder runter zum Training genutzt werden. Ein Anbieter, der Mistral für Sie aufruft, sollte nachweisen können, dass er widersprochen hat, und genau das behauptet BoxBees Datenschutzerklärung, wenn sie sagt, der Vertrag mit Mistral garantiere keine Speicherung und kein Training.

Speicherdauer ist die andere Klausel. Missives Dokumentation nennt, dass OpenAI und Anthropic API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle halten können. Spark erklärt, Anbieter dürften Eingaben höchstens 30 Tage halten und die Daten trainierten kein Modell. Google erklärt, Gemini-Inhalte würden ohne Erlaubnis nicht von Menschen geprüft oder außerhalb der Domain zum Training genutzt. Das sind drei verschiedene Versprechen, und nur eines davon ist Nullspeicherung.

Was ein Betriebsrat fragen wird

In Deutschland gibt Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz dem Betriebsrat Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein KI-Werkzeug, das Mailverkehr klassifiziert, bewertet und berichtet, ist dafür ein plausibler Kandidat. Die Frage ist also nicht, ob Sie beteiligen, sondern ob Sie vorbereitet sind. Rechnen Sie mit: Welche Kategorien vergibt das Modell, wer sieht sie, gibt es Auswertungen zu Antwortzeiten pro Beschäftigten, lässt sich die Funktion pro Nutzer abschalten, und was passiert mit den Labels, wenn jemand geht.

Ein CNPD-bewusster Betrieb in Luxemburg stellt dieselben Fragen in anderer Reihenfolge, beginnend beim Verarbeitungsverzeichnis: jeden Auftrags- und Unterauftragsverarbeiter benennen, die Rechtsgrundlage nennen, die Speicherdauer der erzeugten Labels und Zusammenfassungen angeben und erklären, warum das Lesen des Texts erforderlich und nicht nur bequem ist. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c, Datenminimierung, ist hier der unangenehme Punkt, denn die ehrliche Antwort lautet bei den meisten dieser Werkzeuge, dass der ganze Text gesendet wird, wo oft die Betreffzeile genügen würde.

Wenn Sie Beschäftigtenkommunikation systematisch auswerten, gehen Sie von einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 aus und schreiben Sie sie vor dem Rollout und nicht nach einer Beschwerde.

Zehn Fragen, die Sie einem Anbieter vor dem Kauf senden

1. Welches Unternehmen verarbeitet den Mailtext, und in welchem Land?
2. Wird der Text bei Ihnen gespeichert oder nur durchgeleitet?
3. Senden Sie mir die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste mit Standorten und Zwecken.
4. Welche Modellanbieter sehen Mailinhalte, und haben Sie deren Training widersprochen?
5. Wie lange speichert jeder Anbieter in der Kette?
6. Kann ich Ihren AVV heute unterzeichnen, und spiegelt er Artikel 28 Absatz 3?
7. Gibt es eine EU-reine Option, und deckt sie die KI-Aufrufe oder nur die Speicherung?
8. Welcher Übermittlungsmechanismus gilt, und für welche Empfänger?
9. Lassen sich Funktionen, die den Text lesen, pro Nutzer abschalten?
10. Was passiert mit Labels, Zusammenfassungen und Einbettungen bei Kündigung?

Ein Anbieter, der alle zehn Punkte binnen einer Woche schriftlich beantwortet, sagt Ihnen etwas Nützliches. Einer, der das nicht tut, ebenfalls.

Wie die einzelnen Produkte dabei abschneiden, steht in unserer Rangliste der KI-E-Mail-Apps und im Vergleich der Teamwerkzeuge. Anbieter, die ihre Dokumentation prüfen lassen wollen, können sich eintragen lassen.